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Organizzazione Aziendale, Secondo Principio: Mansioni, Ruoli e Delega

Organizzazione Aziendale, Secondo Principio: Mansioni, Ruoli e Delega

Inserito in Organizzazione Aziendale, Struttura Organizzativa

Ogni azienda è un un insieme di individui le cui energie devono convergere verso obiettivi comuni in modo fluido e coordinato. Inoltre, le persone necessitano di ricevere precise responsabilità e sentirsi valutate rispetto ad esse. Le parole chiave sono: Mansioni, Ruoli e Delega.

Mansioni e Ruoli

Chiunque abbia partecipato alla vita di aziende anche diverse tra loro, sa che ci sono alcuni leitmotiv che immancabilmente si ripetono. Uno dei più imbarazzanti, ma soprattutto dannosi per l’azienda, è la assenza di chiarezza rispetto ai ruoli e ai compiti che ciascuno, dall’operatore al dirigente, è chiamato a svolgere.

Talvolta si è portati a pensare che, in fondo, un ruolo “si delinea da sé” e che la chiarezza sugli ambiti di responsabilità è una questione di buon senso. Purtroppo, l’esperienza rivela che questo non accade.

Se i ruoli di ognuno non sono chiaramente espressi e formalizzati, sentirete spesso dire queste cose:

  • “nessuno mi aveva detto di fare questo”
  • “perché devo risolvere io questo problema?”
  • “questa cosa non l’ho fatta io perché la doveva fare il mio collega, credevo lo sapesse”
  • “abbiamo fatto questa cosa in due, perdendo tempo. Possibile che non riusciamo mai a metterci d’accordo prima?”
  • “in questo ufficio nessuno fa ciò che dovrebbe fare, si scaricano sempre le responsabilità sugli altri”
  • “questa mansione non mi compete, io mi devo occupare di altro”
  • “non ho tempo per fare questa cosa, il capo mi ha dato altri compiti”

… e così via (potrei andare avanti all’infinito). Riuscite a cogliere quanta disottimizzazione e quanti errori possono nascere da situazioni come queste?

Fortunatamente, è facile porvi rimedio. Infatti la vita aziendale, escludendo magari i livelli gerarchici più elevati, è fatta per lo più di mansioni facilmente descrivibili: perché allora non formalizzarle in un documento (che si chiama mansionario o job description) e condividerle sin dal primo giorno di lavoro? I vantaggi saranno numerosi:

  • la persona avrà una chiara idea di quali sono i suoi confini operativi e come interagire con i colleghi
  • la persona avrà maggiore consapevolezza di come sarà valutato il suo operato da parte dei superiori
  • la persona saprà se sta svolgendo tutte le mansioni di sua responsabilità
  • si aumenterà l’efficienza del lavoro, riducendo dimenticanze e ridondanze

Vi invito a leggere questo esempio di Job description per capire di cosa si tratta. Naturalmente, sarà importante che tutti abbiano una job description, e che il sistema di valutazione ed incentivazione sia coerente con le aree di responsabilità individuate nel documento. La job description deve essere periodicamente riesaminata, aggiornata e condivisa con l’interessato.

La Delega

Il principio della delega è un approccio che tutti coloro che hanno qualcuno “sotto di sé” (ancora una volta, dall’operatore al dirigente) dovrebbero adottare ogni qualvolta sia possibile. Questo significa porsi sempre la domanda: “posso delegare questa attività, ottenendo benefici per me e per l’azienda?”.

Saper delegare significa, in sostanza, dare fiducia ad una persona (fornendo i giusti strumenti cognitivi ed operativi), assegnarle degli obiettivi, seguirla nello sviluppo del lavoro e valutarla oggettivamente in base ai risultati, fornendo le dovute indicazioni per “la prossima volta”.

Se questo sembra banale, evidentemente non lo è, altrimenti non si vedrebbero tante situazioni di accentramento di responsabilità. Delegare infatti è difficile, in quanto richiede il superamento di alcuni preconcetti, tra i quali:

  • “non ho tempo per addestrare adeguatamente il mio collega”
  • “è meglio che queste cose la faccia io: sono più veloce e più bravo”
  • “se delego, probabilmente il mio collega sbaglierà e la responsabilità ricadrà indirettamente su di me”
  • “se delego, potrei privarmi di una mansione importante per il mio ruolo in azienda”

That’s wrong. Proviamo a sfatare questi preconcetti uno ad uno:

  • non ho tempo per addestrare adeguatamente il mio collega

Falso: delegare richiede tempo all’inizio, ma è una forma di investimento: superata la fase iniziale, si risparmia tempo da dedicare a cose più importanti.

  • è meglio che queste cose le faccia solo io: sono più veloce e più bravo

Anche questo può essere vero all’inizio, ma con l’apprendimento ci si eguaglia, e si aumentano le capacità complessive del gruppo.

  • se delego, probabilmente il mio collega sbaglierà e la responsabilità ricadrà indirettamente su di me

Dipende: sbagliare è umano le prime volte, ed i nostri superiori devono condividere lo spirito della delega ed accettare gli errori di percorso dei nostri collaboratori.

  • se delego, potrei privarmi di una mansione importante per il mio ruolo in azienda

Assolutamente falso: i ruoli più importanti in azienda sono ricoperti da chi è bravo ad organizzare il lavoro degli altri e a valorizzarlo al massimo. Alla lunga, l’accentramento può bloccare la crescita professionale. Ricordiamoci anche che la delega libera tempo e risorse da dedicare a cose più importanti.

In conclusione, un buon manager è colui che sa delegare. Delegando, si aumenta la capacità realizzativa dei collaboratori e li si motiva ad ottenere risultati di pregio. Di conseguenza, si potenzia l’efficacia del gruppo e si ottiene la possibilità di porsi obiettivi più ambiziosi, sia a livello aziendale che personale.

Paolo Di Medio

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Paolo Di Medio

Paolo Di Medio

Ingegnere gestionale e consulente aziendale per più di dieci anni, ho avviato questo blog nel 2012 e attualmente dirigo Photonia, startup innovativa hi-tech. Sono un inguaribile appassionato di organizzazione e tecnologia.
Paolo Di Medio