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Il Piano di Lavoro per la gestione dei progetti di miglioramento

Il Piano di Lavoro per la gestione dei progetti di miglioramento


Il fallimento dei progetti di miglioramento è spesso determinato dalla carenza di presidio sulle attività operative deliberate con il gruppo di lavoro. Un Piano di lavoro ben fatto è un tool indispensabile.

Quando viene avviato un progetto di miglioramento, è prassi che il management stabilisca obiettivi e linee guida, e che sia costituito un gruppo di lavoro incaricato dello sviluppo operativo del progetto.

A fronte degli obiettivi definiti dal management, il gruppo di lavoro si riunirà per una sessione di brainstorming e probabilmente elaborerà numerose proposte di attività operative, spesso sensate e talvolta anche brillanti. Di solito, in fase iniziale c’è entusiasmo e le idee non mancano.

Perché allora numerosi progetti di miglioramento falliscono, vengono abbandonati, oppure raggiungono risultati tardivi o parziali?

Le cause possono essere numerose e vanno dalla resistenza al cambiamento alla presenza di conflitti tra i vari attori, dalla mancanza di tempo per svolgere le attività al contrasto tra obiettivi personali ed obiettivi aziendali, e così via.

La situazione cambia di volta in volta e va gestita nello specifico; esiste però un dato assolutamente costante: senza tracciare le attività concordate, senza darsi precisi obiettivi temporali, senza assegnare specifiche responsabilità e senza monitorarne l’avanzamento nel tempo, qualsiasi progetto ha elevate probabilità di fallire.

Per evitare tutto questo, e facilitare il raggiungimento degli obiettivi nei tempi stabiliti, occorre mettere in campo due strategie semplici ma fondamentali:

  1. Redigere e tenere aggiornato un piano di lavoro sintetico ma efficace;
  2. Prevedere momenti di aggiornamento periodico con il gruppo di lavoro.

Questi due elementi basilari del project management sono talvolta trascurati non solo perché time consuming, ma anche perché “scomodi”, in quanto costringono il capo progetto ad assegnare precisi compiti ai colleghi e a chiedere conto dei risultati.

Da questo punto di vista, un consulente esterno può essere avvantaggiato, in quanto dispone del tempo necessario e può operare sotto il mandato della direzione, facendosi carico della gestione dei task senza mettere a rischio i rapporti personali con i collaboratori.

Quali sono le caratteristiche di un piano di lavoro efficace? Poche, ma vitali. Vediamole.

Sintesi e “colpo d’occhio”
Il piano di lavoro deve essere compatto (idealmente contenuto in una pagina, massimo due) e fornire rapidamente una visione complessiva delle attività del progetto.

Project management piano di lavoro

 

Focus sui tempi
Il piano di lavoro deve riportare chiaramente la data di delibera di ogni attività e la data di scadenza concordata. In caso di modifiche alla data di scadenza, tali variazioni devono rimanere tracciate come “sollecito” al completamento dell’attività.

Project Management - Scadenze

 

Assegnazione dei responsabili
Ogni attività del piano di lavoro deve avere un preciso responsabile, o al massimo due/tre persone se il lavoro deve essere sviluppato da un piccolo team. Se il project manager è un consulente ed esistono task a lui assegnati, è buona norma che questi si registri come responsabile e si dia una scadenza, come per le altre attività. Ciò serve a fare percepire al gruppo di lavoro che, da un punto di vista operativo, il project manager è un loro pari.

Project Management - Responsabilità

 

Priorità
Se sono previste diverse attività assegnate agli stessi responsabili, si può prevedere un semplice indicatore di priorità (ad esempio, un numero da 1 a 3). Questo permette inoltre di inserire nel piano di lavoro attività a bassa priorità senza una data di scadenza concordata, ma tenendone comunque traccia, in modo che possano essere avviate e scadenziate in un secondo momento.

Project Management - Priorità

 

Stato di avanzamento
Ad ogni riunione di aggiornamento del gruppo di lavoro, è fondamentale registrare lo stato di avanzamento di ogni attività e le eventuali annotazioni dei responsabili. In questo modo, all’aggiornamento successivo sarà possibile riprendere la discussione da dove la si era lasciata, senza perdite di tempo e senza tralasciare criticità emerse in precedenza.

Project Management - Stato di avanzamento

 

Indicatori / output
Se conveniamo che ogni attività deve produrre un output, allora questo deve essere formalizzato e condiviso.
Esempio: dobbiamo aumentare la produttività di un centro di lavoro? Prevederemo un report che evidenzi la produttività giornaliera e valuteremo il trend. Dobbiamo trovare nuovi clienti? Introdurremo un resoconto dei contatti creati e delle opportunità commerciali sviluppate, e così via. Questi risultati andranno condivisi con il gruppo di lavoro, allo scopo di mantenere elevato il commitment verso gli obiettivi.

Project Management - Indicatori

 

Diagramma di Gantt
Se le attività sono numerose e sono legate da vincoli di sequenza, è utile rappresentarne la schedulazione tramite un diagramma di Gantt. Ci vorrà un po’ più di tempo per la redazione e l’aggiornamento, ma avremo una rappresentazione grafica decisamente efficace e intuitiva. Il diagramma di Gantt permette anche di evidenziare chiaramente milestone (punti di verifica intermedi) e deadline (scadenze). Non è necessario utilizzare software dedicati, basta un semplice foglio elettronico, come nell’esempio che segue.

Project Management - Gantt

Per concludere, una piccola nota: scrivete Gantt, non Gannt, né Gant.
Henry Laurence Gantt (1861 – 1919) ve ne sarà grato.

Paolo Di Medio

Paolo Di Medio

Paolo Di Medio

Laureato in Ingegneria dei Processi Gestionali, sono consulente aziendale dal 2005. Sono specializzato in Operations Management e possiedo competenze ad ampio raggio nell'ambito del miglioramento organizzativo, in realtà sia manifatturiere che di servizio. Come attività complementare, svolgo docenze sia in corsi aziendali che interaziendali. Sono ideatore e manager di questo blog.
Paolo Di Medio

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