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Come migliorare la produttività in Ufficio Tecnico

Come migliorare la produttività in Ufficio Tecnico


Il miglioramento della produttività si può ottenere non solo in produzione, ma anche negli uffici e nei centri di servizio. Vediamo un caso pratico svolto in azienda nell’ambito di un ufficio tecnico, con l’applicazione delle tecniche del lean office.

Quando pensiamo al controllo e miglioramento della produttività, in generale ci vengono in mente le realtà produttive manifatturiere, dove si trasformano fisicamente componenti e materiali allo scopo di ottenere un prodotto.

In realtà, il miglioramento della produttività gode di un’applicabilità ben più ampia; infatti, per sua natura può essere implementato in tutte quelle realtà dove esiste un carattere di ripetitività e “standardizzabilità” delle mansioni svolte, quindi non solo reparti o linee produttive, ma anche uffici e centri di servizio.

A questo proposito, proponiamo qui un caso pratico di miglioramento della produttività in un Ufficio Tecnico di una azienda nostra cliente, dove sono state applicate le tecniche del Lean Office.

L’azienda in esame opera nel settore delle lavorazioni meccaniche e lavora su disegno del cliente. L’Ufficio Tecnico dell’azienda è quindi in tutto e per tutto il primo reparto produttivo, dove i disegni complessivi del cliente vengono trasformati in disegni esecutivi per tutti i componenti della distinta e per tutte le fasi di lavoro. Il tempo di evasione dei disegni da parte di UT diventa quindi di fondamentale importanza in quanto costituisce una quota non trascurabile del lead time complessivo di consegna del prodotto.

Aggiungiamo che, nel caso dell’azienda in esame, la varietà dei prodotti andava aumentando, con un crescente carico di lavoro su UT e con l’aumento della coda di progetti inevasi. Inoltre, il processo di ricerca di nuovi clienti avviato dall’imprenditore comportava l’introduzione di numerosi articoli nuovi da progettare (campionature) che, purtroppo, comportavano un tempo di elaborazione in UT spesso uguale a un prodotto di serie.

Prima di assumere nuovo personale, l’azienda voleva rendersi consapevole del livello di produttività del proprio ufficio tecnico e mettere in atto tutte le azioni opportune allo scopo di rendere più efficiente e più “lean” il processo.

A seguito dell’analisi condotta, sono emersi 3 ambiti di lavoro correlati ad altrettanti obiettivi:

  1. fare in modo che le informazioni di “input” arrivassero dall’ufficio Commerciale all’Ufficio Tecnico quanto più possibile dettagliate e complete. Obiettivo: evitare intoppi e loop di richiesta informazioni che frammentavano il lavoro e allungavano il processo di progettazione;
  2. dotare ogni progettista di una checklist di controllo finale del lavoro svolto. Obiettivo: evitare le rilavorazioni, anch’esse fonte di interruzioni e di allugamento dei tempi (beneficio collaterale: aumento della qualità dei progetti);
  3. monitorare e pubblicare giornalmente la coda di progetti inevasi e la produttività di ciascun progettista. Obiettivo: dare un target di coda massima ammissibile e stimolare il ritmo di evasione progetti.

Vediamo più nel dettaglio metodi e strumenti usati.

1) Migliorare le informazioni di input

E’ stato attivato un confronto tra Ufficio Commerciale e Ufficio Tecnico, che hanno concordato quali informazioni dovessero essere puntualmente raccolte presso il cliente in fase di negoziazione commerciale, onde garantire la capacità dei progettisti di completare il proprio lavoro senza doversi interrompere per richiedere dati o documenti mancanti. Ne è scaturito un modulo di “Checklist Nuovo Prodotto” che il Commerciale ha il compito di compilare ed allegare ad ogni fascicolo tecnico.

Il modulo prevede anche la firma della Direzione Tecnica come “nulla osta” all’avvio della progettazione.

Migliorare la produttività

2) Checklist di controllo finale

In condizioni di carico di lavoro elevato, è normale che anche un progettista esperto possa tralasciare qualche dettaglio indispensabile. Tali dimenticanze possono inizialmente passare inosservate, ma sono “nodi” che “vengono al pettine” successivamente, in officina, dove il pezzo deve essere fisicamente realizzato sulla base dei disegni. Le richieste di correzione/integrazione da parte dell’officina comportavano quindi inefficienze sia in ufficio tecnico (sospensione del progetto in corso, riapertura del progetto vecchio, “setup mentale” etc.), sia in officina
(= attesa delle informazioni per produrre).

Si è quindi delineata una “Checklist Progettazione” come schema di autocorrezione del lavoro svolto. Con pochi minuti di riesame finale da parte di ogni progettista, si è risparmiato parecchio tempo successivamente. In questo caso, la qualità non solo non costa, ma crea efficienza.

Produttività Ufficio Tecnico

2) Misurazione coda progetti inevasi e produttività individuale

Come già accennato precedentemente, un aspetto critico della gestione dell’Ufficio Tecnico era la coda di progetti in attesa di essere processati. Tale coda poteva anche superare i 100 progetti, che distribuiti su circa 3,5 FTE significava (nel mix tra progetti semplici e complessi) anche 3 settimane di lead time per la sola attività di progettazione. Si può facilmente comprendere che un tempo di attesa del genere non era compatibile con le esigenze del mercato.

Per rendere evidente la coda, stimolare la produttività individuale e facilitare la gestione dei carichi (come ad esempio appoggiarsi su risorse esterne nei momenti di picco), è stato creato un semplice prospetto “visual” di gestione delle code e della produttività. Materialmente si trattava di un foglio di grandi dimensioni affisso in una posizione ben visibile da tutti, dove ogni giorno ogni progettista era tenuto a riportare:

  • le ore di propria presenza in azienda;
  • le ore dedicate ad attività diverse dalla progettazione;
  • il numero di progetti evasi.

Inoltre, uno tra i progettisti è stato incaricato di riportare giornalmente sul grafico l’entità della coda di progetti inevasi.

Monitoraggio produttività

Come si può notare, la coda è passata dalla zona “rossa” (LT > 2 settimane) alla zona “gialla” (LT compreso tra 1 e 2 settimane), con l’obiettivo di rientrare nella zona “verde” (LT < 1 settimana).

Passo successivo: OEE

L’efficacia di questo sistema potrà essere ancora migliorata introducendo una vera e propria misurazione dell’OEE (efficienza) di ogni progettista e dell’ufficio nel suo complesso. Questo richiederà di:

  • definire alcune categorie di progetti in base alla complessità;
  • associare un tempo standard di progettazione ad ogni categoria;
  • classificare ogni progetto appena “entra in coda” (assegnandogli una categoria e quindi un tempo standard);
  • rapportare giornalmente il tempo standard versato da ogni progettista (totale dei progetti evasi) con il tempo di presenza dedicato alla progettazione, così ricavando il valore di OEE: tempo standard versato / tempo di presenza;
  • impostare un target di OEE (es. 85-90%) e pubblicare giornalmente il valore effettivo;
  • affidare ad ogni progettista la dichiarazione delle “perdite”, ovvero dei problemi che hanno generato inefficienza;
  • analizzare periodicamente le perdite in ottica ABC e impostare azioni di miglioramento mirate per contenerle.

Questo è quanto di più efficace possa essere applicato in una realtà di servizio, mutuando l’esperienza maturata nelle realtà manifatturiere ed adattandone opportunamente metodi e strumenti. In conclusione, esiste la possibilità concreta di impostare un percorso verso una produttività eccellente anche negli uffici e nei centri di servizio, non solo in produzione.

Grazie per l’attenzione e arrivederci alla prossima puntata.

Paolo Di Medio

Leggi anche le pagine tematiche sul OEE e sul Lean Office.

Paolo Di Medio

Paolo Di Medio

Laureato in Ingegneria dei Processi Gestionali, sono consulente aziendale dal 2005. Sono specializzato in Operations Management e possiedo competenze ad ampio raggio nell'ambito del miglioramento organizzativo, in realtà sia manifatturiere che di servizio. Come attività complementare, svolgo docenze sia in corsi aziendali che interaziendali. Sono ideatore e manager di questo blog.
Paolo Di Medio

6 commenti a “Come migliorare la produttività in Ufficio Tecnico”

  1. MAssimo Trapani ha detto:

    molto interessante.

    grazie

  2. Massimo Durantini ha detto:

    Ingegnere buongiorno.Il materiale da Lei pubblicato è molto interessante.Razionalizza e sintetizza molti concetti noti ma spesso non coordinati tra loro.Relativamente ai KPI degli uffici tecnici vorrei chiderle su quali valori medi di OEE sono sostenibili? le chido informazioni sensibili?
    grazie

    • Paolo Di Medio ha detto:

      Buongiorno Massimo, grazie per l’apprezzamento. Non mi chiede nessun dato sensibile: al pari di ogni altro “centro di lavoro” a connotazione manuale, si possono considerare raggiungibili valori intorno all’85%-90%. Le maggiore difficoltà risiedono però nell’impostare correttamente i tempi standard per le varie tipologie/categorie di attività, nel creare il sistema di raccolta dati e nel raccogliere puntualmente i tempi correlati alle perdite produttive (interruzioni, mancanza di informazioni, rifacimenti etc.).
      Buon proseguimento, resti in linea. Paolo

  3. claudio ha detto:

    argomenti facili da comprendere anche da profani come me.

  4. antonella ha detto:

    Gentile Paolo,
    argomenti decisamente interessanti e quanto mai pragmatici! Grazie mille.

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